会展人都该懂点儿活动策划组织和时间安排

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上一期，我们讲了《会展人都该懂点儿活动策划-初策及预算篇》。还没有查看和领取“工作资料”的小伙伴，请戳这里。那么，我们继续来讲讲“组织和时间安排”这点事儿。简单来说，组织和时间安排就是“要合理安排在对的时间做对的事件”——要解决这个问题，你需要制作一张工作清单。以小编以往工作中对一场展览项目管理的安排表为例吧。合理安排一场商业展览活动，需要从招商、招展、宣传、嘉宾邀约、物料制作、现场管控等方面进行全盘的计划。（说明：因为涉及到具体项目，所以以上“项目进度计划”表仅为部分，全部表单将在整理后为各位推送“可编辑的通用版本”哈～，有需要的小伙伴儿请后台留言：进度表+您的邮箱地址，我将以邮件的形式发给各位）哪个时间段内完成哪些事件？某个具体事件分几个步骤完成？每个步骤做到何种程度才算完成…这些都需要我们在“计划表”中一一体现。举例：某宴会的客人邀约环节，你可能需要设置如下节点大型活动下这样的环节有很多个。而即便非常小的环节，也都需要我们合理的安排和设计。当然，在涉及这些组织安排前，我们还有一个非常非常重要的环节便是时间安排。我将以QA的方式进行阐述：1.Q：活动时间的选择，在一年中什么时候最合适？A：金三银四，金九银十。2.Q：一周中的哪一天最合适？A：1）会议、会奖活动：避开周一，周四、周五最好；2）公司活动、筹款活动、特殊活动：避开周末节假日；3）商业活动：周末、节假日当然，以上是一般情况下的安排。选择较好的日子，还是要具体考虑所要组织的活动类型和针对的人员群体的属性。具体综合节日、宗教活动（大型社会活动）、长短假期、国家活动对交通的管制等等。3.Q：一天中的哪个时间最合适？A：早开始、早结束、避开晚高峰。本篇虽然文字内容较少，但却是最考验活动组织者们精力和经历的部分，做策划，你准备好了么？