会展信息化管理的组成和体现

会展信息化管理指的是利用现代信息化技术管理展览会的各个环节，会展信息化的实施是为了会展举办方、参展商和参展观众提供信息交换和互动的平台。

会展信息化管理能给所有的参与展会人的最佳的参展体验，会展信息化管理包括展会的展前准备、现场服务、展后的善后服务的全程服务，考量一个团队能否办好展会的标准不仅在展览的收益上，更在于现场管理上，展会的现场服务表现得最为直接，展会合理而科学的现场信息化管理不仅提升了会展信息化水平和展会形象，更能获得宝贵的展会信息资源并发掘利用。

1．会展信息化管理的结构

这一部分主要是由以下几个系统组成，信息管理系统结构的系统：数据库管理系统观众登录系统组展商接口系统门禁系统客户终端系统

(1)数据库管理系统

(2)观众登录系统

(3)组展商接口系统

(4)门禁系统

(5)客户终端系统

2．会展现场信息服务

每个会展信息化管理都有各自的个性，但一般会展现场信息服务都包括会展准备、现场服务、展后服务。

(1)会展准备

①网页开发制作和信息发布

②参展商信息的收集和整理。

③展前观众邀请服务提供商可根据组织者的要求向感兴趣的客户和预注册的观众发送邀请函和胸卡。

④信息预注册组织者可以利用服务提供商和专业团队的技术优势，在展会前完成参展商和观众的信息收集和输入，完全摆脱这些细节。

⑤胸卡设计制作服务商可根据主办方的要求，设计制作兼容的非接触式智能卡，接触式智能卡，PVC同时，为参展商和观众提供胸卡设计和印刷服务。

⑥原始受众信息的引入服务提供商可以对原始受众数据进行科学合理的整理，使其更符合展会需求，并将其导入现有数据库。或基于互联网建立快速稳定的查询。

⑦根据展览的实际情况，服务提供商根据自己的经验和问题库提供问卷的设计和印刷，与组织者一起设计最合理有效的问题调查，并负责排版和生产。

⑧触摸屏系统设计和制作结合展览会风格和不同需求，设计独特美观的触摸屏系统，提升展览会档次，满足使用者了解、查询等需求。

(2)现场服务

①参展商服务。参展商服务管理包括参展商注册、参展商卡制作、数据管理、拖欠管理、参展商申请服务管理、参展商问卷、展位管理、参展商问卷统计分析。

②观众服务。观众服务包括：观众登记、观众信息收集、制作证卡、门禁管理、电子会刊、事件管理、调查表分析和观众抽样调查分析组成。

会展信息化管理的体现

（一）组织管理信息化

充分利用互联网、文档、图片数据数字化处理等信息技术，提高展会组织效率。减少组织管理中的无章可循。

（二）经营服务信息化

作为现代服务业，展览的竞争归根结底是服务水平的竞争，只有实现信息管理的服务才是高水平的服务。

（三）战略研究信息化

一些国际知名品牌和展览场所非常重视会展信息化的程度和表现。采集、整理、分析应用先进技术团队的信息，提供科学的服务进行评价，是经营机构生存和发展的核心竞争力。

三、展会后续服务

（一）数据分析统计提供数据分析报告，包括门禁流量观众情况、观众调查表、财务项目的统计分析。展会结束后，参展商可通过服务中心获取展位的客流，这将成为参展商与客户沟通的最佳桥梁。

（二）方案对策根据展会的实际情况统计展会期间遇到的参展商和观众提出的实际问题并提出合理的解决方案和对策为展会品牌创造价值，树立展会口碑，以便延续下届展会。

（三）会展评估和展后总结总结工作是管理工作的重要组成部分，总结的功能是统计整理工作资料，研究分析已作的工作，为未来的工作提供数据、资料、经验和建议。

四、会展信息化管理的组成

（一）会展信息化管理系统

1、会展电子上午平台建设系统；

2、会展网上系统；

3、专业观众管理与交流系统；

4、会展客户管理系统；

5、会展评估分析系统；

6、会展场馆现场视频直播系统；

7、会展秘书在线服务系统；

8、节事赞助管理系统；

9、会展服务商管理系统。

（二）展览场馆的信息化管理

展览场馆的服务水平是评估展览场馆能否达到国际标准的重要指标。面对远程参观，现代场馆服务可以为参展商节省更多的时间和精力进行交流和信息共享，调查场馆的信息服务水平已成为参展商选择场馆的重要指标。

（三）组展机构信息化

通过强大的展会信息系统的分析与统计，组展机构很容易就可以了解到目标市场的现状，并且可以经过对客户数据和展位预定情况避免展览会的失败和定错展位，可以提高对参展商以及观众的需求和服务质量，使展会的营销与收益得到科学的保障。

（四）参展商系统信息化

任何参展商都渴望在展会期间有效掌握自己的展位和观众流量，同时了解产品的观众情况。展会完成全方位的现代自拟吸附系统后，参展商可以了解自己的展会效果。

结论

在不久的将来，会展信息化管理和运营将更加普遍，组织者不再为了投资和展览，参展商和观众也可以更准确地了解会展信息，更好地接受会展综合服务，在未来的会展行业、信息和技术将有一个新的面貌。